سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) در شرکت ایران خودرو خراسان استقرار یافت.
با تلاش‌های فراوان تیم‌های اجرایی و مدیریتی، پروژه استقرار سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی(ERP) با استفاده از نرم‌افزار SAP در شرکت ایران خودرو خراسان با موفقیت به پایان رسید. این پروژه که در دی ماه ۱۴۰۱ به تصویب هیئت مدیره ایران خودرو خراسان رسید، پس از یک سال و نیم تلاش مستمر، مطابق با برنامه زمانبندی اولیه و مصوبه پروژه، به بهره‌برداری رسید.
در این پروژه که با نظارت و مشاوره تیم‌های مجرب داخلی و خارج شرکت انجام شد، تغییرات عمده‌ای در ساختارها و فرآیندهای سازمانی شرکت صورت گرفت. اجرای موفق این پروژه باعث بهبود چشم‌گیر در عملکرد و کارایی فرآیندهای سازمانی ایران خودرو خراسان شده و این شرکت را در مسیر رشد و توسعه‌ی پایدار قرار داده است.
یکی از مهم‌ترین مزایای این پروژه، یکپارچه‌سازی داده‌ها و سیستم‌های موجود، تحلیل و بازطراحی فرآیندهای کسب‌وکار و مدیریت تغییرات فرهنگی و سازمانی بوده است. طبق اذعان ذینفعان مختلف پروژه، روند و نحوه اجرای این پروژه با توجه به مقیاس و دامنه تعریف شده بسیار موفق بوده و می‌توان از تجارب و درس آموخته‌های حاصل از این پروژه جهت سایر پروژه‌های مشابه بهره برد.
این پروژه در ایران خودرو خراسان از ابتدای سال ۱۴۰۲ وارد مرحله عملیاتی شد که مهمترین گام های اجرای آن شامل مراحل ذیل می شود: در مرحله اول، نیازهای سازمانی و چالش‌های موجود در فرآیندهای کاری به دقت بررسی و تحلیل شدند. این تحلیل‌ها به عنوان مبنای طراحی و پیاده‌سازی سیستم SAP استفاده شدند. تیم پروژه با همکاری نزدیک بخش‌های مختلف، نیازها و نقاط ضعف سیستم‌های موجود را شناسایی و دامنه پروژه، لیست اقلام تحویلی، برقراری ارتباطات، مدیریت ریسک و منابع لازم مشخص شد.
در مرحله بعد برنامه های آموزشی اولیه در زمینه مرور کلی ماژول ها(Overview) آموزش تکمیل اطلاعات پایه(Master Data) ، آموزش ساختار سازمانی در ماژول ها (Organization Structure)، تهیه و آماده سازی اولیه اطلاعات پایه برگزار شد و پس از تحلیل نیازها، فرآیندهای کاری موجود بازطراحی شدند تا با استانداردهای SAP سازگار شوند. این بازطراحی‌ها شامل بهینه‌سازی فرآیندهای تولید، مالی و زنجیره تامین بود. برگزاری کارگاه های Fit-Gap و تهیه مستندات تجزیه و تحلیل وضعیت، برگزاری کارگاه های آموزشی، پاکسازی داده های پایه، تست تفکیکی سیستم، تست یکپارچه سیستم، برنامه ریزی تفصیلی برای مرحله استقرار از مهمترین اقدامات این مرحله است که هدف اصلی بهبود کارایی و کاهش پیچیدگی‌های موجود در فرآیندهای کاری بود.
یکی از مهم‌ترین چالش‌های پروژه، تغییر فرهنگی و پذیرش کارکنان بود. برای این منظور، برنامه‌های آموزشی جامع برای کارکنان در تمامی سطوح سازمان برگزار شد تا آن‌ها با سیستم جدید و روش‌های کاری آشنا شوند. این آموزش‌ها به صورت برگزاری دوره‌های حضوری و آنلاین و چاپ و انتشار مقالات، بروشورها و بنرهای تبلیغاتی بود که شامل مباحث فنی و کاربردی SAP در سازمان است. از آمارهای قابل توجه این بخش می توان به برگزاری بیش از ۱۸هزار نفر/ساعت آموزش برای بیش از ۷۴۱ نفر که شامل حدود ۱۵درصد از کل شاغلان شرکت می شوند اشاره کرد.
پس از طراحی و آموزش، سیستم SAP به تدریج پیاده‌سازی شد. تست‌های متعدد برای اطمینان از عملکرد صحیح سیستم و رفع مشکلات احتمالی انجام گرفت. این تست‌ها شامل تست‌های عملکردی، امنیتی و یکپارچگی بودند که توسط تیم‌های ایران خودرو خراسان، ایران فاوا گسترش و همکاران معاونت مهندسی سازمان و سیستم های گروه صنعتی انجام شدند. اولین آزمون واقعی پروژه در ۱۵ دی ماه۱۴۰۲ برگزار شد که در این مرحله تمامی رول ها و دسترسی ها به صورت واقعی ایجاد گردید. این امر موجب شد علاوه بر تکرار آموزش های قبلی، بررسی تمام فرآیندها در ماژول های مختلف انجام و ایرادات احتمالی مشخص شود تا با بازنگری اطلاعات تمامی ماژول ها گپ های موجود رفع شوند.
در نهایت، از ابتدای سال ۱۴۰۳ سیستم SAP به طور کامل با همکاری و حضور مداوم همکاران معاونت مهندسی سازمان و سیستم های گروه صنعتی ایران خودرو در تمامی واحدهای شرکت ایران خودرو خراسان مستقر شد و به بهره‌برداری رسید. مراحل نهایی شامل انتقال داده‌ها، تنظیمات نهایی و آموزش‌های تکمیلی بود. این فاز با همکاری نزدیک تیم‌های فنی و مدیریتی دو شرکت ایران خودرو خراسان و ایران فاوا گسترش در تعطیلات نوروز ۱۴۰۳ به انجام رسید تا اطمینان حاصل شود که تمامی کاربران به درستی از سیستم استفاده می‌کنند.
اجرای موفقیت‌آمیز پروژه SAP در شرکت ایران خودرو خراسان، گامی مهم در جهت تحقق اهداف استراتژیک گروه صنعتی ایران خودرو و ارتقاء سطح رقابت‌پذیری این شرکت در بازارهای داخلی و بین‌المللی است. این پروژه نمونه‌ای بارز از توانمندی‌های فنی و مدیریتی شرکت ایران خودرو خراسان در اجرای پروژه‌های بزرگ و پیچیده است.
شرکت ایران خودرو خراسان، با تکیه بر دانش فنی کسب شده در این پروژه، نه تنها در ایجاد مجموعه‌های تولید خودرو، بلکه در توسعه سایر حوزه‌های صنعتی نیز به الگویی برای انتقال فناوری و توسعه صنعتی تبدیل شده است. این شرکت اکنون با برخورداری از زیرساخت‌های مناسب و کامل انرژی، دسترسی به شبکه ریلی و جاده‌ای، و سهم ۲۵ درصدی از کل تولید گروه، جایگاه ویژه‌ای در صنعت خودروسازی کشور دارد.